Comment des objectifs clairs et suivis réduisent votre charge mentale de Manager

Sans objectifs clairs, vous n'êtes pas agile, vous êtes simplement fatigué

Je suis certain que vous le sentez et que vous vous faites souvent la remarque : "trop de choses passent par moi".

Vos trouvez que vos journées sont déjà bien remplies, mais vous avez parfois du mal à dire ce que vous avez vraiment fait avancer ?

C’est peut-être le signe que vos objectifs ne sont pas clairs… ou pas suivis.

Qu'on se le dise, la quantité de travail que vous fournissez n'est généralement pas le problème. C’est plutôt le manque de structure.

Une énergie déployée sans structure se dissipe.

L'impact de l'absence d'objectifs clairs et suivis se manifeste sur trois niveaux ;

Pour vous, Manager

• vous multipliez les arbitrages de dernière minute : faute de cadre clair, et de périmètres établis, tout vous remonte. Malgré vous, vous réagissez en réaction plutôt qu'en proactivité.
• vous êtes la source systématique de validation : votre absence se remarque par le fait que plus rien n'avance lorsque vous n'êtes pas là.
• votre esprit reste occupé en permanence : certains ont des logiciels, d'autres des tableaux, vous c'est un cerveau bien rempli qui d'ailleurs, tourne en boucle, essayant de tout garder en tête,
• vous ne voyez pas les progrès : les objectifs étant absents, les jalons atteints sur la route (qui ne sont que des sous objectifs ou sous-livrables) n'apparaissent pas,
• la performance devient instable : en tant que Manager vous ne pouvez plus la garantir auprès de votre propre hiérarchie.

Pour votre équipe

• les priorités ne sont pas visibles : vos collaborateurs avancent à tâtons, parfois dans des directions opposées, chacun déterminant ce qu'il considère être prioritaire,
• l’autonomie reste théorique : sans repères précis, vos équipes vous sollicitent sans cesse. L'autonomie n'existe que dans un cadre, dont vous êtes le garant,
• l'engagement se fragilise : faute de sens et d’objectifs clairs, vos subordonnés ont l'impression d'être des hamsters dans une roue,
• les tensions augmentent : malentendus, frustrations, désalignement, chacun y va de la sienne et pour les "siens".

Mettre en place des objectifs clairs et suivis : la méthode du Manager Solide

Cassons le mythe : fixer des objectifs, ce n’est pas faire un vœu pieux en début d’année.

C’est un engagement managérial fort qui permet de créer une structure stable et visible pour vous et vos équipes.

Un Manager Solide ne se contente pas de « dire ce qu’il faut faire » : il matérialise, au quotidien où l’on va, comment on y va, et avec quels repères.

Suivez le guide.

1. Définissez des objectifs clairs, les indicateurs liés et la mécanique de contrôle

Un bon objectif est simple, clair, opérationnel et génère des indicateurs évidents, qui seront contrôlés.

• clair : l'objectif ne laisse aucune place pour l'interprétation individuelle. Pour atteindre ce résultat, vous devrez répondre à toutes les questions,
• opérationnel : l'objectif peut être décliné en actions concrètes par l’équipe que l'équipe comprend et connaît, sans avoir besoin de votre validation à chaque étape.
• sous indicateurs : l'objectif est livré avec les indicateurs à vérifier ainsi que leur seuil de performance minimale. Par exemple pour un objectif de C.A, les indicateurs pourraient être le prix de vente moyen ainsi que les quantités vendues. Chacun avec un niveau minimum à atteindre,
• avec une mécanique de contrôle : cette dernière doit être communiquée en amont (rythme de vérification, éléments vérifiés, source des données...).

Il doit également être simple : une phrase, une idée. Pas de jargon, pas de généralités. Ce serait l'aspect "spécifique" dans l'acronyme S.M.A.R.T.

Exemple : “Réduire le délai de traitement client de 15 à 10 jours d’ici fin juin.”

👉 Conseil : explorez la méthode de fixation d'objectifs qui vous va le mieux (SMART, OKR...)

2. Attribuez les responsabilités

Un objectif doit être "porté" par un individu qui en sera le propriétaire (owner). Pour les objectifs d'équipe, assurez-vous que ces derniers soient "éclatés" en sous-objectifs et/ou sous-livrables pour que chaque membre identifie clairement la destination à atteindre.

Pour vous aider à définir ces responsabilités, vous pouvez vous aider des éléments suivants :

• contrat de travail,
• fiche de poste du subordonné,
• organigramme,
• règlement intérieur.

Ces documents, très structurants devraient vous fournir un cadre précieux pour concevoir votre action managériale.

3. Construire un calendrier managérial de suivi

Un objectif sans suivi, c’est une déclaration d’intention.

Le Manager Solide installe un rythme. Voici comment.

• installez un rituel régulier (hebdomadaire, mensuel, bi-mensuel) de revue des objectifs, en réunion d’équipe et/ou en point individuel,
• fixez des jalons intermédiaires visibles : en précisant la date à laquelle ils sont attendus et le sous-livrable / résultat attendu,
• assurez-vous d'avoir un tableau de bord renseigné régulièrement, même de manière succincte, pour rester au contact de la réalité. Généralement il convient de demander au propriétaire de l'objectif de le faire.

4. Intégrez des moments de feedback dans votre calendrier managérial

L'objectif ici est double. Permettre le développement des compétences de vos subordonnés et, ainsi, réduire encore davantage votre charge mentale en permettant à ces derniers de vous solliciter de moins en moins.

• valorisez les réussites collectives et individuelles, surtout celles liées à l’autonomie ou à la responsabilité,
• recadrez sans émotion si un jalon n’est pas atteint, en vous appuyant sur les faits.

“On avait prévu cette étape pour le 10. Je m'aperçois qu'on est le 15. Qu’est-ce qui bloque ?”

Donnez du feedback régulier, même bref, sur les progrès et les efforts.

“Je vois que tu avances bien sur ce point, et que tu tiens les délais.”

En résumé : Manager Solide = Objectifs clairs + Suivi régulier

Pour des bénéfices réels et long terme :

• moins de charge mentale : tout n’est plus dans votre tête. Les priorités sont visibles, les échéances sont planifiées, les responsabilités sont partagées,
• plus d’autonomie dans l’équipe : chacun sait quoi faire, pourquoi, pour quand, et peut avancer sans vous déranger en permanence. Vous restez un point d’appui, plus un goulot d’étranglement,
• une posture managériale renforcée : en tenant d'une main de maître la dynamique opérationnelle de l'équipe vous renforcez votre légitimité informelle.

A votre solidité !

Olivier KAMEL